+31 88 0580 222 info@greatcircle.nl

https://www.greatcircle.nl/wp-content/uploads/2019/08/greatcircle_8933.jpgJe organisatie werkt al een enige tijd met een Microsoft 365 (office). De implementatie is succesvol verlopen, maar je hebt niet het idee dat iedereen in de organisatie al op een optimale manier met deze digitale werkplek werkt. Zo ontvang je nog wel eens documenten van collega’s per mail en zijn er verschillende versies van één document in omloop. Het ontbreekt je echter aan de tijd om dit te veranderen. Herken je dit?

Zo gaat het bij veel organisaties. De wil om te veranderen is er wel, maar de medewerkers zijn nog teveel gewend om op een bepaalde manier te werken en te denken. Broad Horizon helpt organisaties om alle relevante mogelijkheden van de digitale werkplek te benutten. Hierdoor kunnen medewerkers optimaal functioneren. In deze blog vertellen we hoe we zo’n traject aanpakken.

Inventariseren van het gebruik

Om de juiste maatregelen te kunnen nemen, maken we eerst inzichtelijk welke onderdelen van de digitale werkplek binnen de organisatie al gebruikt worden. Binnen Microsoft 365 kunnen we zien welke tools gebruikt worden, of er op een goede manier wordt gewerkt met versiebeheer, of mensen worden uitgenodigd om documenten te delen etc. Daarnaast bespreken we met de gebruikers wat ze nu al uit het systeem halen, welke onderdelen van de digitale werkplek ze nog meer zouden kunnen en willen gebruiken en op welke manier ze dit in kunnen zetten.

Doelstellingen bepalen

Iedere organisatie heeft een eigen reden om te investeren in een digitale werkplek. Sommige willen papierloos gaan werken, anderen willen dat alle medewerkers op meerdere locaties kunnen werken, of dit nu in de winkels is of op het hoofdkantoor. Op deze doelstelling gaan wij dieper in. We achterhalen wat je organisatie precies wil bereiken en waarom.

Stappen bepalen om doelstellingen te halen

Als we duidelijk hebben wat de organisatie wil bereiken met de digitale werkplek, dan kunnen we de doelen opdelen in kleinere stappen voor de verschillende medewerkers in de organisatie. Wat betekent papierloos werken precies voor uw medewerker? Welke processen moeten dan anders worden ingericht? En op welke termijn kunnen we dat voor elkaar krijgen? Om de doelstellingen te bereiken, moeten medewerkers hun werkwijze aanpassen. Hier moeten ze goed in begeleid worden. Alleen dan wordt de verandering blijvend.

Onderhoud

Om de verandering in de werkwijze blijvend te houden, moet je blijven sturen op deze verandering. Dit betekent dat nieuwe medewerkers ook meegenomen moeten worden in de digitale manier van werken. Ook de continue verbeteringen van het Microsoft-platform vragen om continue aandacht. Er komen nieuwe functionaliteiten bij en andere verdwijnen (bijv. de vervanging van Skype for Business door Teams). Wij maken daarom een plan om de veranderingen te onderhouden.

Resultaat: overzicht en inzicht

Een goed functionerende digitale werkplek zorgt ervoor dat alle medewerkers alle relevante informatie op één overzichtelijke platform kunnen raadplegen. Deze informatie kunnen ze delen met hun collega’s, zodat communicatie efficiënter verloopt. Medewerkers hebben hierdoor zowel inzicht als overzicht over hun werkzaamheden.

Wil jij de mogelijkheden van de digitale werkplek optimaal benutten en zo je medewerkers in hun kracht zetten? Barbara Wolters (06 53 348 329) van Broad Horizon denkt graag met je mee.

Digitale transformatie

Dit is een van de blogs over de vijf bouwstenen voor digitale transformatie. Wil je meer weten over deze bouwstenen, lees dan ook onze blog over het optimaliseren van je processen.

Deel dit bericht...
Share on LinkedIn
Linkedin
Share on Facebook
Facebook
Tweet about this on Twitter
Twitter