+31 88 0580 222 info@greatcircle.nl

Wandelbond KWBN verzekert zich van soepel lopende verwerking van bankafschriften

Koninklijke Wandel Bond Nederland ofwel KWBN bedient ongeveer 1.050 lidorganisaties en meer dan 58.000 wandelconsumenten. “Omdat we zo effectief en efficiënt mogelijk willen werken, gebruiken we de IT-oplossing voor ledenorganisaties van Microsoft Dynamics. Deze hebben we aangevuld met Extended Banking van GreatCircle. Hierdoor hebben we nauwelijks omkijken naar bankmutaties. Ook hebben we direct inzicht in de betaalde en openstaande facturen.”

KWBN verzorgt onder meer evenementen, training en begeleiding, paden en routes, reizen en informatie. 20 medewerkers en ruim 100 KWBN-vrijwilligers zetten zich in om al deze activiteiten zo goed mogelijk te laten verlopen. Een van die medewerkers is Twan Willems. Als controller is hij het financiële geweten van de vereniging. “KWBN faciliteert bijvoorbeeld organisatoren van Avond4daagsen en levert jaarlijks zo’n 450.000 medailles. Met een collega verzorg ik de financiële administratie. Met zo’n kleine afdeling is het zaak om de boekhouding zo goed mogelijk in te richten.”

Praktische aanvulling op bedrijfssysteem

De organisatie stapte anderhalf jaar geleden over naar DfM, de IT-oplossing voor ledenorganisaties van Microsoft Dynamics. “Hiermee ondersteunen we alle bedrijfsprocessen. Een groot voordeel is de soepele vastlegging van ledendata: van contactgegevens en contactmomenten tot inschrijvingen voor wandeltochten. Wat de oplossing niet faciliteert, is het inlezen en verwerken van bankafschriften. Als je dit handmatig moet doen, kost het enorm veel tijd. Gelukkig kwamen we via onze hostingpartner in contact met GreatCircle. Zij versterkten ons IT-platform met hun Extended Banking-module. Hierdoor komen bankmutaties automatisch in onze boekhouding terecht.”

Zelflerend proces

“Extended Banking stroomlijnt de betalingstransacties voor in- en verkoopfacturen, overschrijvingen en incasso’s. Snel, soepel en zeer stabiel”, zegt Twan. Digitale bankafschriften worden automatisch ingelezen. Op basis van het IBAN-, klant-, leveranciers-, debiteuren-, crediteuren- of factuurnummer of betalingskenmerk worden transacties in het elektronische bankafschrift gematcht aan de juiste in- of verkoopfactuur. Vervolgens worden ontvangsten toegewezen en openstaande posten afgeletterd. “Waar nodig worden kenmerken aan extended banking  toegevoegd. Zo bouwt extended banking steeds meer kennis over bankmutaties op en herkent het steeds meer mutaties direct.”

Altijd up-to-date

“In de normale periodes verwerkt KWBN zo’n 30 à 40 mutaties per dag, maar in piekperiodes zijn dit er 1.000 tot 2.000”, vertelt Twan. “De afletterfunctie zorgt dat alle bankmutaties aan openstaande posten in de administratie worden gekoppeld. We hoeven dus niet met ingewikkelde mutatiebestanden te werken. Waar mogelijk worden factuurbetalingen en afschrijvingen automatisch in onze administratie verwerkt. Dit zorgt voor directe afhandeling van het merendeel van de afschriften, voor ongeveer 20 procent is nabewerking nodig. Ook hierbij helpt de Extended Banking-module van GreatCircle bij een snelle en accurate toewijzing. Dit scheelt ons enorm veel werk en bovendien is er weinig risico dat gegevens fout worden ingevoerd.”